Irodai iratrendezés év végén: így készítsd elő a dokumentumokat archiválásra

Az év vége sok vállalkozásnál nemcsak az üzleti eredmények értékeléséről, hanem a felhalmozódott dokumentumok rendezéséről is szól. A számlák, szerződések, kimutatások, teljesítési igazolások és projektanyagok egész évben gyűlnek, de megfelelő rendszer nélkül nehéz eldönteni, mi maradjon aktív használatban, és mi kerülhet az archívumba.

Az archiválás előkészítése jó alkalom arra, hogy átvizsgáld a teljes papíralapú dokumentumkezelést. Nemcsak helyet szabadíthatsz fel, hanem a következő évet is rendezettebb körülmények között kezdheted.

Készíts listát a dokumentumcsoportokról

Mielőtt hozzálátsz a mappák átnézéséhez, írd össze a fő dokumentumtípusokat. Ilyenek lehetnek a bejövő és kimenő számlák, pénztári bizonylatok, banki dokumentumok, szerződések, alkalmazotti iratok, beszerzési dokumentumok és ügyfélprojektek.

Ezután jelöld meg, mely csoportok zárhatók le az év végével, és mely ügyek folytatódnak a következő időszakban. A folyamatban lévő szerződéseket és projekteket ne helyezd el túl mélyen az archívumban, mert hamarosan ismét szükség lehet rájuk.

Ellenőrizd a mappák tartalmát

Mielőtt egy iratrendezőt lezártnak tekintenél, nézd át a benne található dokumentumokat. Ellenőrizd, hogy a lapok megfelelő sorrendben vannak-e, nem hiányzik-e valamelyik melléklet, és nem kerültek-e a mappába felesleges másolatok.

A dokumentumok megőrzési idejét az irat típusa, az alkalmazandó szabályok és a vállalkozás belső eljárása is meghatározhatja. Selejtezés előtt ezért mindig ellenőrizd, hogy az adott irat valóban megsemmisíthető-e.

Egy megbízható irodai iratrendező segíthet abban, hogy a lezárt év dokumentumai megfelelő sorrendben és jól azonosítható módon kerüljenek tárolásra. Az Irodaplus választékában keskenyebb és szélesebb gerincű, különféle színekben elérhető modelleket is találhatsz.

Cseréld le a pontatlan címkéket

Az archiváláskor különösen fontos az egyértelmű feliratozás. A gerinccímkén szerepeljen a dokumentum megnevezése, az időszak, szükség esetén a részleg vagy a projekt neve, valamint egy belső azonosító.

Kerüld az olyan általános feliratokat, mint a „Régi számlák” vagy „Vegyes szerződések”. Néhány év elteltével ezek már nem adnak elegendő információt a tartalomról.

A cserélhető vagy öntapadó iratrendező-címkék lehetővé teszik a korábban használt mappák újrafeliratozását. Az Irodaplus kínálatában különböző gerincméretekhez használható cserecímkék is szerepelnek.

Készíts archiválási jegyzéket

A lezárt mappákról érdemes egyszerű nyilvántartást készítened. A jegyzék tartalmazhatja a mappa azonosítóját, megnevezését, időszakát, tárolási helyét és a következő felülvizsgálat időpontját.

A nyilvántartás lehet digitális táblázat, amelyben kereshetővé válnak a dokumentumok. Így nem kell minden alkalommal végignézned a polcokat vagy dobozokat, amikor egy régebbi iratra van szükséged.

Készítsd elő a következő évet

Az archiválás lezárása után ne hagyd üresen a napi dokumentumkezelés helyét. Készítsd elő és címkézd fel a következő évhez szükséges mappákat.

Ha január első munkanapján már rendelkezésre állnak a számlák, szerződések és projektek számára kijelölt iratrendezők, kisebb eséllyel kezdődik újra rendezetlen papírhalmokkal az év.

A tudatos év végi iratrendezés nemcsak rendet teremt. Segít áttekinteni a vállalkozás dokumentumait, felkészíti az archívumot a későbbi visszakeresésekre, és megkönnyíti a következő időszak adminisztrációját.